Se você tem ou pretende abrir uma empresa com funcionários, entender o INSS é obrigação — e não apenas burocracia. O Instituto Nacional do Seguro Social garante proteção ao trabalhador em caso de doença, acidente, aposentadoria e outros eventos, mas também representa um custo significativo na folha de pagamento. Muitos empreendedores levam susto quando descobrem que, além do salário pago ao colaborador, ainda precisam recolher uma porcentagem adicional ao governo.
Neste artigo, você vai entender exatamente o que é o INSS empresarial, como calcular as contribuições patronal e dos empregados, quais são os prazos e o que acontece se você não pagar em dia. E, para quem está no Simples Nacional, há detalhes importantes que fazem toda a diferença no cálculo.
O que é o INSS e por que as Empresas são Obrigadas a Recolher
O INSS é o órgão responsável pela Previdência Social no Brasil, e sua manutenção depende das contribuições de empresas e trabalhadores. A obrigatoriedade está prevista na Lei nº 8.212/1991 (Lei Orgânica da Seguridade Social), que define as regras de custeio do sistema previdenciário.
Do ponto de vista prático, toda empresa que possui ao menos um empregado com carteira assinada tem obrigação de:
- Descontar a contribuição previdenciária do salário do empregado (parte do trabalhador);
- Recolher a contribuição patronal — que é um encargo adicional por conta da empresa;
- Repassar os valores ao governo dentro do prazo legal.
Deixar de cumprir essa obrigação pode gerar multas, juros, inscrição em dívida ativa e até responsabilização criminal dos sócios — algo que vamos detalhar mais adiante.
Quem é Obrigado a Recolher o INSS Empresarial
A obrigação recai sobre todas as pessoas jurídicas que remuneram trabalhadores com vínculo empregatício. Isso inclui empresas do Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional com empregados registrados.
O MEI (Microempreendedor Individual) é um caso especial: ele recolhe o INSS apenas para si mesmo, dentro do DAS mensal (com alíquota de 5% sobre o salário mínimo). Porém, se o MEI contratar um empregado — o que é permitido, desde que seja apenas um —, passa a ter obrigações patronais normais em relação a esse funcionário.
Profissionais autônomos que prestam serviços sem vínculo empregatício têm regras próprias (carnê-leão ou INSS avulso), e a empresa contratante pode ter obrigação de reter e recolher parte dessa contribuição via RPA (Recibo de Pagamento a Autônomo).
A Composição dos Encargos Previdenciários na Folha de Pagamento
Quando o assunto é INSS para empresas fora do Simples Nacional, os encargos vão além dos famosos 20%. Entender cada componente é essencial para calcular corretamente o custo da contratação.
Contribuição Patronal (20%)
Prevista no art. 22 da Lei nº 8.212/1991, a contribuição patronal é de 20% sobre o total da remuneração bruta paga aos empregados. Ela incide sobre salários, horas extras, adicionais, gratificações e outras verbas de natureza remuneratória — mas não sobre parcelas indenizatórias (como férias em dobro, aviso prévio indenizado, etc.).
RAT/FAP — Risco Ambiental do Trabalho
O RAT (também chamado de SAT — Seguro de Acidentes do Trabalho) é uma contribuição adicional destinada a financiar benefícios por acidentes de trabalho e doenças ocupacionais. A alíquota varia conforme o risco da atividade da empresa:
- 1% — risco leve (ex: escritórios, comércio varejista);
- 2% — risco médio (ex: construção leve, alimentação);
- 3% — risco grave (ex: mineração, trabalho em altura).
Essa alíquota pode ser ajustada pelo FAP (Fator Acidentário de Prevenção), um multiplicador que vai de 0,5 a 2,0, calculado com base no histórico de acidentes da empresa. Empresas com bom histórico pagam menos; as com muitos acidentes, mais.
Contribuição para Terceiros (Sistema S)
Além da contribuição para a Previdência Social, as empresas recolhem percentuais para entidades como SENAI, SENAC, SESI, SESC, SEBRAE, INCRA, entre outras — o chamado "Sistema S". Esses percentuais variam conforme o CNAE (atividade econômica da empresa) e podem somar de 3,5% a 5,8% sobre a folha. O enquadramento correto do CNAE é fundamental para não pagar a mais ou a menos.
FGTS (não é INSS, mas compõe o encargo)
Embora o FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, Lei nº 8.036/1990) não seja uma contribuição previdenciária propriamente dita, ele é recolhido junto com a GPS e representa 8% sobre a remuneração bruta do empregado (2% no caso de aprendizes). É um custo adicional que o empregador deve considerar no planejamento da folha.
A Contribuição do Empregado: Tabela Progressiva do INSS
A empresa também é responsável por descontar e repassar a contribuição do próprio empregado ao INSS. Desde 2020, o Brasil adotou a tabela progressiva (semelhante ao IR), onde cada faixa salarial tem uma alíquota própria — e o desconto incide apenas sobre a parcela do salário dentro de cada faixa.
| Faixa de Salário (referência 2025) | Alíquota |
|---|---|
| Até R$ 1.518,00 | 7,5% |
| De R$ 1.518,01 a R$ 2.793,88 | 9,0% |
| De R$ 2.793,89 a R$ 4.190,83 | 12,0% |
| De R$ 4.190,84 a R$ 8.157,41 | 14,0% |
Dica importante: A tabela do INSS é atualizada anualmente, normalmente junto com o reajuste do salário mínimo. Sempre consulte a tabela vigente no início de cada ano ou peça orientação ao seu contador para usar os valores corretos.
Por exemplo: um empregado com salário de R$ 3.500,00 teria o desconto calculado assim:
- Sobre R$ 1.518,00 × 7,5% = R$ 113,85
- Sobre (R$ 2.793,88 − R$ 1.518,00) × 9% = R$ 1.275,88 × 9% = R$ 114,83
- Sobre (R$ 3.500,00 − R$ 2.793,88) × 12% = R$ 706,12 × 12% = R$ 84,73
- Total descontado do empregado: R$ 313,41
Como o Simples Nacional Muda o Cálculo do INSS
Empresas optantes pelo Simples Nacional têm um regime diferenciado, disciplinado pela Lei Complementar nº 123/2006. O ponto principal é que, para a maioria dos anexos, a contribuição patronal ao INSS já está incluída na alíquota do DAS — o documento de arrecadação unificado do Simples.
Isso significa que empresas nos Anexos I ao IV do Simples não recolhem os 20% de contribuição patronal separadamente. Eles já estão embutidos na alíquota do DAS, que engloba IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, CPP (Contribuição Patronal Previdenciária) e, dependendo do anexo, ISS ou ICMS.
A exceção fica com as empresas do Anexo V (que inclui certas atividades de serviços intelectuais), onde a CPP não está incluída no DAS — essas empresas recolhem o INSS patronal separadamente, da mesma forma que as empresas do Lucro Presumido.
Atenção: Mesmo no Simples Nacional, a empresa continua obrigada a descontar e recolher a parte do INSS dos empregados (tabela progressiva) e o FGTS normalmente. O benefício do Simples é apenas na contribuição patronal de 20%, que entra no DAS.
Passo a Passo: Como Calcular o INSS da Empresa na Prática
Veja um exemplo prático para uma empresa no Lucro Presumido com dois funcionários:
- Funcionário A — salário: R$ 2.000,00
- Funcionário B — salário: R$ 4.500,00
- Total da folha: R$ 6.500,00
| Encargo | Base de Cálculo | Alíquota | Valor |
|---|---|---|---|
| Contribuição Patronal (INSS) | R$ 6.500,00 | 20% | R$ 1.300,00 |
| RAT (risco leve) | R$ 6.500,00 | 1% | R$ 65,00 |
| Terceiros (Sistema S) | R$ 6.500,00 | ~5,8% | R$ 377,00 |
| FGTS | R$ 6.500,00 | 8% | R$ 520,00 |
| Total de encargos (empresa) | ~34,8% | R$ 2.262,00 |
Isso significa que, para pagar R$ 6.500,00 em salários, a empresa desembolsa aproximadamente R$ 8.762,00 — um custo real por empregado quase 35% maior que o salário nominal. Esse cálculo é fundamental para o planejamento financeiro e para precificar corretamente seus produtos e serviços.
Quando e Como Recolher o INSS
O recolhimento deve ser feito por meio da GPS (Guia da Previdência Social), gerada automaticamente pelo sistema do eSocial. O prazo é o dia 20 do mês seguinte ao da competência — ou seja, o INSS de junho deve ser pago até o dia 20 de julho. Quando o dia 20 cai em fim de semana ou feriado, o vencimento é antecipado para o dia útil anterior.
Desde a implantação do eSocial (Decreto nº 8.373/2014), todas as informações sobre admissões, demissões, folha de pagamento e contribuições previdenciárias são transmitidas eletronicamente ao governo antes do recolhimento. O eSocial substituiu diversas obrigações acessórias (GFIP, CAGED, etc.) e exige que os dados sejam enviados com antecedência — erros no envio podem travar a geração da GPS.
O FGTS, por sua vez, é recolhido pelo FGTS Digital (sistema que substituiu o SEFIP/CAIXA), também com prazo até o dia 20 do mês subsequente.
Boas práticas: Não deixe para a última hora. Erros no eSocial (CPF incorreto, vínculo não encerrado, etc.) podem atrasar a geração do boleto e resultar em pagamento em atraso, com multa e juros automáticos. O ideal é fechar a folha até o dia 10 do mês seguinte.
O que Acontece se a Empresa Não Recolher o INSS
O não recolhimento do INSS é uma das infrações tributárias mais graves no Brasil. As consequências são sérias:
- Multa de mora: 0,33% ao dia, limitada a 20%, mais juros pela taxa SELIC;
- Inscrição na Dívida Ativa da União: o que impede a empresa de obter certidões negativas (CND) — essenciais para contratos públicos, financiamentos e certames licitatórios;
- Exclusão do Simples Nacional: débitos previdenciários podem levar à exclusão do regime;
- Responsabilidade dos sócios: os sócios administradores podem ser responsabilizados pessoalmente pelo débito;
- Crime previdenciário: o art. 168-A do Código Penal tipifica como crime deixar de repassar ao INSS as contribuições descontadas dos empregados — com pena de reclusão de 2 a 5 anos.
Se a empresa estiver com dívidas de INSS, existe a possibilidade de regularizar via parcelamento ordinário (até 60 meses) ou programas especiais como o PERT (Programa Especial de Regularização Tributária), quando disponíveis.
Deixe o INSS da Sua Empresa em Ordem
Calcular corretamente a folha de pagamento, enviar o eSocial sem erros e recolher o INSS no prazo são tarefas que exigem atenção e conhecimento. A gcontábil cuida de tudo isso para você, com tecnologia e atendimento especializado para PMEs.
Ver Planos Falar no WhatsAppPerguntas Frequentes sobre INSS para Empresas
O MEI precisa pagar INSS patronal se contratar um funcionário?
Sim. O MEI pode contratar até um empregado com carteira assinada. Nesse caso, ele passa a ter obrigações patronais normais: deve recolher os 3% de contribuição patronal (alíquota reduzida aplicável ao MEI empregador, conforme art. 18-C da LC 123/2006), mais o FGTS de 8%, além de descontar e repassar o INSS do empregado. A regra dos 20% patronais não se aplica ao MEI nesta situação específica.
Empresa do Simples Nacional ainda precisa recolher INSS separadamente?
Depende do anexo. Para empresas nos Anexos I ao IV, a Contribuição Patronal Previdenciária (CPP) já está incluída na alíquota do DAS — não há GPS separada para os 20%. Já as empresas do Anexo V precisam recolher o INSS patronal separadamente, além do DAS. Sempre confirme com seu contador em qual anexo sua empresa se enquadra, pois o enquadramento incorreto pode gerar multas.
Qual é a diferença entre INSS patronal e INSS do empregado?
O INSS patronal é um encargo pago pela empresa em cima da folha de pagamento — corresponde aos 20% (mais RAT e Terceiros), e não é descontado do salário do empregado. Já o INSS do empregado é descontado diretamente do salário bruto do trabalhador, conforme a tabela progressiva, e repassado pela empresa ao INSS. São duas contribuições distintas: uma é custo da empresa, a outra é custo do trabalhador (mas administrada pela empresa).
O que acontece se eu pagar o INSS com atraso?
O pagamento em atraso gera encargos automáticos: multa de mora de 0,33% por dia de atraso, limitada a 20% sobre o valor original, acrescida de juros pela taxa SELIC acumulada do período. Além disso, o atraso pode gerar pendências no eSocial e impedir a emissão de Certidão Negativa de Débitos (CND). Se a empresa descontou o INSS do empregado mas não recolheu ao INSS, pode configurar crime previdenciário (art. 168-A do Código Penal).
Como saber qual alíquota do RAT/FAP minha empresa deve usar?
A alíquota base do RAT é definida pela atividade principal da empresa (CNAE), conforme o Decreto nº 3.048/1999, e pode ser de 1%, 2% ou 3%. O FAP é um multiplicador calculado anualmente pela Previdência Social com base no histórico de acidentes da empresa e divulgado no Portal do INSS/Governo Federal. O valor do RAT ajustado pelo FAP aparece no próprio sistema eSocial. Em caso de dúvida, seu contador pode verificar o enquadramento correto.