Se você já tentou participar de uma licitação, financiar um imóvel, fazer uma parceria comercial ou até mesmo vender uma empresa, provavelmente ouviu falar da Certidão Negativa de Débitos (CND). Esse documento comprova que uma pessoa física ou jurídica está em dia com suas obrigações fiscais perante o fisco — e ele pode ser a diferença entre fechar ou perder um negócio.
Neste guia completo, você vai entender o que é a CND, quais são os tipos existentes, como emiti-la gratuitamente pela internet, qual é o prazo de validade e o que fazer quando ela não sai limpa. Vamos lá!
O que é a Certidão Negativa de Débitos?
A Certidão Negativa de Débitos é um documento oficial emitido pela Receita Federal do Brasil ou pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN) que atesta a ausência de pendências tributárias em nome de uma pessoa física (CPF) ou jurídica (CNPJ).
Ela é regulamentada pelo Art. 205 do Código Tributário Nacional (CTN), que estabelece o direito do contribuinte de obter certidão sobre sua situação fiscal. A certidão comprova regularidade com:
- Tributos federais administrados pela Receita Federal (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI, IRPF etc.)
- Contribuições previdenciárias (INSS)
- Dívida Ativa da União (débitos inscritos na PGFN)
- Contribuições ao FGTS (emitida separadamente pela Caixa Econômica Federal)
Dica importante: A CND da Receita Federal e PGFN é unificada desde 2014, num único documento chamado Certidão Conjunta. Assim, uma única consulta já verifica tanto os débitos federais quanto os inscritos em Dívida Ativa.
Tipos de Certidão de Regularidade Fiscal
Existem três tipos de certidão que podem ser emitidas, dependendo da situação do contribuinte:
| Tipo | Sigla | Significado | Quando ocorre |
|---|---|---|---|
| Certidão Negativa de Débitos | CND | Não há débitos | Contribuinte totalmente em dia |
| Certidão Positiva com Efeito de Negativa | CPEND ou CPD-EN | Há débitos, mas com efeito de negativa | Débitos parcelados, com exigibilidade suspensa ou garantidos por penhora |
| Certidão Positiva de Débitos | CPD | Há débitos em aberto | Contribuinte com pendências não regularizadas |
Para efeitos legais, a CPEND tem o mesmo valor jurídico da CND, conforme previsto no Art. 206 do CTN. Ou seja, se você tem um parcelamento ativo e está em dia com as parcelas, consegue a certidão com efeito negativo e pode utilizá-la normalmente.
Para que Serve a CND?
A Certidão Negativa de Débitos é exigida em diversas situações do dia a dia empresarial e pessoal. Confira os principais usos:
Para empresas
- Participação em licitações públicas: A Lei nº 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações) exige comprovação de regularidade fiscal para habilitação em certames públicos
- Contratação com o poder público: Qualquer empresa que preste serviços ou venda produtos ao governo precisa apresentar a CND
- Obtenção de financiamentos: Bancos e instituições financeiras exigem a certidão para concessão de crédito empresarial
- Registro de contratos e escrituras: Tabelionatos exigem CND em operações como venda de imóveis por pessoas jurídicas
- Distribuição de lucros e dividendos: Sócios só podem receber distribuição se a empresa estiver em situação regular
- Recuperação judicial ou falência: A regularidade fiscal é verificada nesses processos
- Baixa do CNPJ: Para encerrar uma empresa, é necessário comprovar a quitação de todos os débitos
Para pessoas físicas
- Financiamento imobiliário (bancos e Caixa Econômica Federal)
- Concursos públicos (algumas carreiras exigem)
- Inventário e transferência de bens
- Obtenção de passaporte em algumas situações
Como Emitir a CND: Passo a Passo
A boa notícia é que a emissão da CND é gratuita e 100% online, disponível 24 horas por dia no portal da Receita Federal. Veja o passo a passo:
CND de CNPJ (Certidão Conjunta Receita Federal / PGFN)
- Acesse o portal da Receita Federal em receita.economia.gov.br
- No menu, clique em "Certidões e Situação Fiscal"
- Clique em "Emitir Certidão" na seção de Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União
- Selecione "Pessoa Jurídica" e informe o CNPJ
- Clique em "Consultar" — o sistema gera o documento em PDF instantaneamente
- Salve ou imprima o PDF com o código de verificação
CND de CPF (Pessoa Física)
- Acesse o mesmo portal da Receita Federal
- Selecione "Pessoa Física" e informe CPF, data de nascimento e ano-calendário
- O sistema consultará sua situação e emitirá a certidão ou indicará as pendências
CND do FGTS (Certificado de Regularidade do FGTS)
Esta é emitida separadamente pela Caixa Econômica Federal, no portal conectividade.caixa.gov.br. Basta informar o CNPJ da empresa. Empregadores domésticos utilizam o portal eSocial Doméstico.
Autenticidade garantida: Toda CND emitida online possui um código de verificação que pode ser consultado no site da Receita Federal para confirmar a autenticidade do documento. Desconfie de certidões sem esse código.
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Prazo de Validade da CND
A certidão tem prazo de validade definido em lei. Após esse período, ela perde a eficácia e uma nova consulta precisa ser realizada:
| Tipo de Certidão | Prazo de Validade | Base Legal |
|---|---|---|
| CND (Receita Federal / PGFN) | 180 dias | Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014 |
| CPEND (com efeito de negativa) | 180 dias | Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014 |
| CRF – FGTS | 30 dias | Instrução Normativa RFB nº 1.863/2018 |
| Certidões estaduais e municipais | Varia por ente | Legislação estadual/municipal |
Atenção: O prazo de validade conta a partir da data de emissão, não da data de apresentação. Se você emitiu a CND em janeiro e a apresentou em julho, ela já estará vencida. Sempre verifique a validade antes de apresentar o documento.
O que Fazer Quando a CND não Sai?
Quando há impedimentos para a emissão da certidão negativa, o sistema da Receita Federal emite uma Certidão Positiva de Débitos (CPD) e aponta as pendências. Veja o que fazer em cada caso:
Débitos em aberto não parcelados
A solução mais simples é quitar os débitos à vista ou solicitar o parcelamento. Com o parcelamento ativo e as parcelas em dia, você poderá emitir a CPEND, que tem efeito de negativa. O parcelamento pode ser solicitado pelo e-CAC (portal da Receita Federal) ou nas agências da Receita.
Débitos em discussão administrativa ou judicial
Se os débitos estão sendo contestados via processo administrativo (impugnação, recurso) ou ação judicial, eles ficam com exigibilidade suspensa, e você pode obter a CPEND. É necessário que a suspensão esteja registrada no sistema da Receita.
Débitos garantidos por penhora ou depósito judicial
Quando o débito está garantido por penhora de bens ou depósito judicial equivalente ao valor total, também é possível obter a CPEND.
Inconsistências cadastrais
Em alguns casos, a certidão não sai por problemas cadastrais, como sócios com CPF irregular ou obrigações acessórias não entregues (DCTF, ECF, RAIS etc.). Nesses casos, é necessário regularizar a situação cadastral primeiro.
Use o e-CAC: O portal e-CAC (acesso.gov.br) permite consultar detalhadamente todos os débitos, pendências e obrigações acessórias da empresa. É a melhor ferramenta para identificar o motivo da não emissão da CND.
CND Estadual e Municipal: Não Confunda!
Além da CND federal (Receita Federal + PGFN), muitas situações exigem também as certidões estaduais e municipais:
- Certidão Estadual (SEFAZ): Comprova regularidade com ICMS e outros tributos estaduais. Emitida no portal da Secretaria da Fazenda do estado (no Ceará: sefaz.ce.gov.br)
- Certidão Municipal (ISS): Comprova regularidade com ISS e tributos municipais. Emitida no portal da Prefeitura do município onde a empresa está registrada
- Certidão Trabalhista (TST): Certidão de Débitos Trabalhistas, emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho, exigida em licitações pela Lei nº 12.440/2011
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Ver Planos Falar no WhatsAppPerguntas Frequentes sobre a CND
A CND é gratuita?
Sim, a emissão da Certidão Negativa de Débitos pela Receita Federal e PGFN é totalmente gratuita e pode ser feita online a qualquer hora. O mesmo vale para a CRF do FGTS pela Caixa Econômica Federal.
Empresa no Simples Nacional também precisa de CND?
Sim. Empresas no Simples Nacional também estão sujeitas à exigência de CND nos mesmos casos que qualquer outra empresa. A diferença é que os débitos do Simples são administrados pela Receita Federal, então aparecem na mesma certidão conjunta.
Posso emitir CND com parcelamento em dia?
Sim! Com parcelamento ativo e parcelas em dia, você recebe a CPEND (Certidão Positiva com Efeito de Negativa), que tem o mesmo valor jurídico da CND para todos os efeitos legais, conforme Art. 206 do CTN.
Qual o prazo para a Receita Federal emitir a CND após quitação?
Após o pagamento do débito, o sistema da Receita Federal pode levar até 5 dias úteis para processar a baixa e liberar a certidão. Em casos de parcelamento, a liberação ocorre após a confirmação do pagamento da primeira parcela.
MEI precisa de CND separada?
O MEI tem CNPJ próprio, então sua CND é emitida pelo CNPJ normalmente no portal da Receita Federal. Se o MEI também é assalariado ou tem renda como pessoa física, pode precisar verificar também a situação do CPF separadamente.